Jede Kasse bis zum 31. Juli beim Finanzamt melden

Die Mitteilungspflicht nach § 146a Abs. 4 AO — die Pflicht, jedes elektronische Aufzeichnungssystem dem Finanzamt zu melden — steht seit 2020 auf dem Papier. Die Finanzverwaltung hatte nie ein System, um die Meldungen entgegenzunehmen, also war sie ausgesetzt. Das hat sich am 1. Januar 2025 geändert, als das ELSTER-Portal und die ERiC-Schnittstelle für Übermittlungen geöffnet wurden. Ein BMF-Schreiben vom Juni 2024 hat den Zeitplan gesetzt, und die erste harte Frist fällt in drei Wochen.

Was Sie tun müssen, und bis wann

• Jede Kasse, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurde, muss bis zum 31. Juli 2025 gemeldet werden.
• Jede Kasse, die ab dem 1. Juli 2025 angeschafft wird, muss innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden.
• Jede Kasse, die ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen wird, ist innerhalb eines Monats zu melden — und abmelden können Sie nur ein Gerät, das zuvor angemeldet war.
• Geräte, die vor dem 1. Juli 2025 ausgesondert wurden und nie gemeldet waren, brauchen keine Meldung.

Gemeldet wird je Gerät, nicht je Betrieb. Ein Restaurant mit Hauptkasse, Thekenkasse und zwei mobilen Bestellterminals an derselben TSE meldet jedes Gerät. EU-Taxameter und Wegstreckenzähler fallen unter eine Parallelregelung.

Was in die Meldung gehört

Je Gerät: Ihre Steuernummer, die Betriebsstätte, zu der es gehört, die Art des Systems, Hersteller, Modell, Seriennummer, Software und Version, das Anschaffungsdatum und gegebenenfalls das Datum der Außerbetriebnahme, dazu die Angaben zur TSE: Seriennummer, BSI-Zertifizierungs-ID, Art und Datum der Inbetriebnahme.

Das meiste davon steht auf der Verpackung der TSE, in den Einstellungen Ihrer Kasse oder — wenn Ihr Hersteller den Export sauber umgesetzt hat — in den Tabellen Stamm_Kassen und Stamm_TSE Ihres DSFinV-K-Exports.

Drei Wege der Übermittlung

1. Von Hand in Mein ELSTER. Füllen Sie das Formular „Mitteilung über elektronische Aufzeichnungssysteme (§ 146a Abs. 4 AO)“ aus. Bei ein bis zwei Geräten in Ordnung; darüber hinaus mühsam.
2. XML-Upload in Mein ELSTER. Ihre Kasse oder die Software Ihrer Steuerkanzlei erzeugt das XML; Sie laden es hoch.
3. Direkte Übermittlung über ERiC aus einer Software, die die Schnittstelle eingebunden hat — ganz ohne Portalbesuch.

Ihre Steuerkanzlei kann für Sie melden. Viele bieten das in diesem Monat zum Festpreis an; fragen Sie nach.

Warum das über die Frist hinaus zählt

Die Finanzverwaltung hat nun erstmals eine zentrale Übersicht, welche Kassen es wo gibt und mit welcher TSE. Rechnen Sie damit, dass künftige Kassen-Nachschauen anhand dieser Daten gezielt werden: Ein Standort, der keine Kasse meldet, aber sichtbar Bargeld annimmt, ist ein naheliegender Kandidat. Umgekehrt ist eine saubere Meldung ein kleiner Beleg dafür, dass Sie einen ordentlichen Betrieb führen.

Für Entwickler und Integratoren

Wer Kassensoftware an deutsche Kunden liefert, sollte den Meldevorgang dieses Jahr auf der Roadmap haben — sonst füllt jeder Ihrer Kunden ELSTER-Formulare von Hand aus, und Sie sind derjenige, den man anruft, wenn die TSE-Seriennummer nicht validiert.

Variante A — das ELSTER-XML erzeugen. Das Schema für die Meldung nach § 146a Abs. 4 wird von der Finanzverwaltung veröffentlicht. Ihr System hält die meisten Felder bereits; es fehlen üblicherweise die Steuernummer des Kunden und die Kennung der Betriebsstätte. Erzeugen Sie das XML und lassen Sie es den Kunden oder seine Kanzlei hochladen.

Variante B — ERiC einbinden. ERiC, der ELSTER Rich Client, ist die Bibliothek, die die Finanzverwaltung für die direkte Übermittlung bereitstellt. Sie verlangt eine zertifikatsbasierte Identität des Übermittlers und etwas Integrationsaufwand. Lohnt sich, wenn Sie Hunderte Kassen betreuen.

Variante C — die Übermittlungs-API Ihres TSE-Anbieters nutzen. fiskaly hat neben SIGN DE eigens für diese Pflicht eine Submission API ergänzt. Weil fiskaly jede TSS und jeden Client kennt, die Sie angelegt haben, ist die Meldung weitgehend vorbefüllt; Ihr System liefert die betrieblichen Kennungen, und fiskaly übernimmt die Übermittlung über ERiC. Für Cloud-Kassenhersteller, die ohnehin auf fiskaly setzen, ist das mit Abstand der schnellste Weg.

Daten, die Sie je Gerät bereithalten müssen:

• Seriennummer oder ID des Geräts — Kassenkonfiguration, Stamm_Kassen.KASSE_SERIENNR.
• Hersteller, Modell, Softwareversion — Build-Metadaten der Kasse.
• Anschaffungs- oder Inbetriebnahmedatum — Ihr Lizenz- oder Bereitstellungsdatensatz.
• Seriennummer der TSE — die TSE-Antwort, Stamm_TSE.TSE_SERIAL.
• BSI-Zertifizierungs-ID der TSE — das TSE-Zertifikat oder die Anbieter-API.
• Datum der TSE-Inbetriebnahme — die Anbieter-API, created_at an der TSS.
• Betriebsstätte — Stammdaten des Kunden.

Bauen Sie die Meldung einmal, machen Sie einen Knopf daraus — „Beim Finanzamt melden“ — und machen Sie den Weg der Außerbetriebnahme genauso leicht. Die Monatsfrist gilt dort ebenso.

Dies sind allgemeine Informationen, keine Rechts- oder Steuerberatung.

Daleenda hilft Kassenherstellern und Filialbetrieben, die Meldung nach § 146a über ELSTER-XML, ERiC oder fiskalys Submission API zu automatisieren.

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